نقش مهم روابط عمومی در مدیریت راهبردی سازمان

۲۷ اردیبهشت ماه در تقویم کشورمان به روز جهانی ارتباطات و روابط‌عمومی معروف است، این روز فرصتی است تا نقش و جایگاه روابط عمومی به عنوان هنر هشتم در سطح جامعه تبیین شود.

۲۷ اردیبهشت ماه در تقویم کشورمان به روز جهانی ارتباطات و روابط‌عمومی معروف است، این روز فرصتی است تا نقش و جایگاه روابط عمومی به عنوان هنر هشتم در سطح جامعه تبیین شود.

می گویند روابط عمومی یک شغل اداری نیست بلکه یک شوق اداری است، چرا که فعالان در این حوزه با عشق، شور و نشاط، بهره‌گیری از تکنولوژی روز و ایده‌های نو و همچنین تزریق هنر و تفکر خلاق در حوزه‌ی اداری گام برمی‌دارند و روحشان با ایستایی و سکون منافات دارد.

روابط عمومی برای ایجاد زمینه مناسب درامربسترسازی نظام پاسخگویی و برقراری تعامل و ارتباط مخاطبان با سازمان میتواند از روش‌های گوناگونی استفاده کند که مهمترین این روش‌ها تماس با دوستان، کارمندان، مراجعه‌کنندگان و مصرف‌ کنندگان کالا یا خدمات، جمع‌آوری و بررسی شکایات و گزارش‌های لازم به مخاطبان برون سازمانی برای انتقال مسایل و مشکلات احتمالی و رفع آنها است.

روابط عمومی را می توان ازنظرمعیاراثرگذاری و سودمندی و میزان کارآیی و مفید بودن و یاری‌رسانی به مدیریت و سازمان و تسریع تسهیل و در جهت اهداف آن و اجرای برنامه‌ها به “روابط عمومی توجیه‌گر، روابط عمومی تبیین‌گر و روابط عمومی تحلیلگر” طبقه‌بندی کرد.

روابط عمومی تحلیلگر برنامه ادواری منظم روزانه، هفتگی، ماهیانه، فصلی و سالانه دارد. برای رویارویی با بحران ها و چالش ها که ناگهان و خارج از اراده حادث می‌شود طرح های معین دارد. به عنوان مثال در بحران رخ داده اخیر در ایران و جهان که شمار زیادی از مردم بر اثر ویروس کرونا جان خود را از دست دادند، روابط عمومی مقتدر و توانا در تمامی سازمان ها و ادارات قطعا برنامه ریزی منسجم کوتاه و بلند مدت دارد تا بتواند با اجرای آن و اطلاع رسانی سریع و صحیح، پیامدهای منفی آن را به حداقل ممکن برساند.

با این توصیف می‌توان روابط عمومی تحلیلگر را روابط عمومی علمی، نظام مند، فعال، نوآور، انعطاف پذیر و اثرگذاردانست که به مقام مشاور مدیریت ارتقا می‌یابد و سازمان را در دستیابی به اهدافش یاری می‌کند.

روابط عمومی در اصول مدیریت راهبردی سازمان نقش اساسی دارد. حتی در جوامع فراصنعتی عالی‌ترین مدیران سازمان‌ها، از میان کارگزاران روابط عمومی انتخاب می‌شوند. اما متأسفانه هنوز در ایران به این مهم چندان پرداخته نشده و مشاهده می‌شود که روابط عمومی در جایگاه واقعی خودش تعریف نمی شود.

روابط عمومی هنگامی می‌تواند در سازمان نقش راهبردی خود را ایفا کند که در تشکیلات سازمان جایگاه مناسبی داشته باشد. البته مشکلاتی از قبیل نامشخص بودن جایگاه مدیر روابط عمومی در ساختار سازمانی، عدم تحصیلات، تخصص و تجربه کافی برخی مدیران روابط عمومی، بی توجهی به روابط عمومی ها به عنوان مشاوران سازمان، نبود بینش مدیریت راهبردی در روابط عمومی، اهمیت ندادن به بخش های پژوهشی، برنامه ریزی، آموزش، ارتباط مردمی و اطلاع رسانی در ساختار تشکیلاتی روابط عمومی ها، نگاه فرهنگی ناشی از بی اهمیتی مدیریت روابط عمومی در سازمان ها و غیره مانع از ایجاد تشکیلاتی قوی و منسجم در روابط عمومی های کشور شده است.

اگر بخواهیم روابط عمومی در سازمان ها نقش راهبردی داشته باشد باید ضمن در نظر گرفتن جایگاهی مناسب در ساختار سازمانی برای این واحد و شرایط احراز شغلی متناسب با مدیران ارشد سازمان، آنان را در طرح ریزی‌های راهبردی سازمان مستقیما دخالت بدهیم.

برای اینکه روابط عمومی بتواند در نقش مدیریتی خود مؤثر باشد باید با ارج نهادن به کارکردهای فنی و تاکتیکی ارتباطی، مدیریت سازمان را در تصمیم گیری‌ها و راهبرد‌های سازمان در قبال محیط و مخاطبان، ضرورت مخاطب محوری در سازمان ها و تطبیق برنامه ها و سیاست های سازمان با خواسته ها و نیاز آن ها، تقویت دورنما و راهبرد سازمانی، برنامه ریزی و غیره سازمان را یاری رسان باشد.

مجید ملازاده

مدیر روابط عمومی و امور بین الملل شرکت بیمه دی